โปรแกรม ERP Customised ซึ่งผ่านการปรับแต่งแล้วดีกว่าโปรแกรมสำเร็จทั่วไปอย่างไร

Reading Time: 1 minute

การพึ่งพาเทคโนโลยีการเชื่อมต่อแบบไร้สายและการใช้แอพพลิเคชั่นอำนวยความสะดวกในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้ง่ายขึ้น ใช้เวลาน้อยลงได้กลายมาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของพวกเราทุกคนทีละน้อย หากลองสังเกตุดูรอบตัวให้ดีจะเห็นได้ว่าธุรกิจที่อยู่รอดและประสบความสำเร็จนั้นคือธุรกิจที่ค่อย ๆ ปรับตัวให้เข้ากับไลฟ์สไตล์ของคนในปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว ความแม่นยำและบริการที่สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้
มีการนำเครื่องมือต่าง ๆ เข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือออนไลน์อย่างโซเชียลมีเดียวที่เปลี่ยนโลกของการทำการตลาดและการขายไปอย่างสิ้นเชิง แอพพลิเคชั่นที่ใช้ในการสื่อสาร แอพพลิเคชั่นสร้างและเก็บข้อมูลที่เป็นประโยชน์ไว้บน Cloud system ซึ่งช่วยย่นระยะเวลาในการทำงานลงได้มากมายและสามารถย่นระยะเวลาการส่งงานระหว่างแผนกลงได้ ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้น ยอดขายก็ถล่มทลาย ซึ่ง “โปรแกรม ERP” คือโปรแกรมที่ผสานรวมทุกขั้นตอนการทำงานเข้าด้วยกัน ไม่ต้องเปิดโปรแกรมไว้หลายหน้าต่าง ไม่ต้องสลับโปรแกรมไปมา ใช้กระดาษน้อยลงเพราะไม่ต้องปรินท์เอกสารที่ไม่จำเป็น ช่วยประหยัดงบประมาณ ประหยัดเวลาและเชื่อมต่อข้อมูลของแต่ละฝ่ายเข้าด้วยกันเพียงคลิกเดียวก็สามารถส่งข้อมูลให้อีกฝ่ายได้อย่างไม่ตกหล่น อย่างไรก็ดีเจ้าของกิจการหลายท่านยังคงลังเลที่จะลงทุนกับเครื่องมือที่ตนเองไม่คุ้นเคยอย่างโปรแกรมสำเร็จรูป ERP เพราะไม่มั่นใจว่าโปรแกรมนี้จะเหมาะสำหรับกิจการของตนเองหรือไม่ ไม่ต้องกังวลไปเพราะโปรแกรม ERP นั้นสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับการทำงานของกิจการได้ด้ว

โปรแกรม ERP ส่วนใหญ่ถูกออกแบบมาบนแผนการทำงานแบบสากลที่รองรับการทำงานได้หลากหลายแต่ไม่เฉพาะเจาะจง ทำให้หลายองค์กรเมื่อได้ทดลองใช้ ERP แล้วรู้สึกว่า “ยังไม่ใช่” ดังนั้นจึงต้องทำการปรับแต่งหรือ Customised เพื่อปรับแต่งโปรแกรมให้เหมาะสมกับขั้นตอนการทำงานของกิจการและช่วยติดปีกให้กับทีมงานของกิจการได้อย่างแท้จริง
• ERP แบบ Customised ให้คุณเป็นผู้กำหนดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มหรือลดขั้นตอนการทำงานบนโปรแกรมได้ โปรแกรม ERP แบบสำเร็จรูปถูกออกแบบมาให้มีฟังก์ชั่นการทำงานที่ครบครัน ซึ่งบางครั้งก็มากเกินไปจนผู้ใช้สับสน หรือขาดบางขั้นตอนที่เป็นงานส่วนหนึ่งของกิจการไป หรือขาดช่องใส่ข้อมูลที่สำคัญไป แต่สามารถปรับแต่งได้โดยเลือก ERP แบบ customised มาใช้งานนั่นเอง
• ปรับแต่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งาน ฟังก์ชั่นการทำงานของโปรแกรม ERP ครอบคลุมการทำงานของทั้งองค์กร ในทุกแผนก ไม่ว่าจะเป็น แผนกขาย แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชี แผนกบุคคลและอื่น ๆ แน่นอนว่าข้อมูลบางอย่างนั้นถูกใช้งานแค่เฉพาะในบางแผนกเท่านั้น ซึ่งส่วนนี้คุณสามารถแก้ไขแยกย่อยให้สามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้งานบางคนได้ถ้าเลือก ERP แบบ customised

• ออกแบบแบบฟอร์มให้มีเนื้อหาครบถ้วนสมบูรณ์ตามต้องการ แบบฟอร์มของใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินที่ถูกออกแบบมาตามค่าพื้นฐานนั้นคุณสามารถแก้ไข ปรับแต่ง เพิ่มเติมช่องหรือหมายเหตุได้ตามการใช้งานของกิจการบนโปรแกรม ERP แบบ customised
• ใส่รูปแบบของสูตรและการประมวลผล อย่างที่เรารู้กันดีว่าธุรกิจมีร้อยแปดพันเก้ารูปแบบการให้บริการ จริงอยู่ที่โปรแกรมสำเร็จรูป ERP อาจไม่มีสูตรที่คุณใช้ในการคำนวณหรือประมวลผลลัพธ์ที่คุณต้องการ แต่คุณสามารถใส่สูตร รูปแบบการคำนวณและรูปแบบรายงานที่คุณต้องการได้ด้วยการ Customised เช่น สูตรคำนวณหน่วยนับของสินค้าที่เฉพาะเจาะจง สูตรหาค่าเฉลี่ยเพื่อคำนวณสถิติและความน่าจะเป็นในอนาคต เป็นต้น

โปรแกรมสำเร็จรูป ERP นั้นถูกพัฒนาขึ้นเพื่อให้การทำงานภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีระบบ ระเบียบ ลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น รวดเร็วและแม่นยำขึ้น ทั้งยังถูกสร้างขึ้นเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานบ่อยครั้งด้วย ดังนั้นการเริ่มต้นกับ ERP นั้นคือการเริ่มต้นสู่สิ่งที่ดีกว่าอย่างแน่นอน อย่าลังเลที่จะใช้งานเครื่องมืออันทรงพลังนี้ มิฉะนั้นคุณอาจกลายเป็นผู้ที่รั้งท้ายในกลุ่มก็เป็นได้